NiceLabel-ohjelmiston hankintaopas auttaa valitsemaan yrityksen työnkulkuun sopivan etiketti- ja tarratulostusohjelmiston. Valinta alkaa siitä, mitä etikettiin tulostetaan, mistä tiedot tulevat ja miten oikea etiketti saadaan oikealle tulostimelle.
NiceLabel-ohjelmiston hankintaopas käsittelee suunnittelua, päivittäistä tulostusta, automaatiota ja yhteistä hallintaa. Lisäksi erotetaan uuden ohjelmiston hankinta, olemassa olevan lisenssin ylläpito ja ratkaisun laajentaminen. Näin tarjouspyynnössä voidaan kuvata tarvittava kokonaisuus ymmärrettävästi.
NiceLabel kuuluu Loftwaren ohjelmistovalikoimaan. Tässä oppaassa NiceLabel tarkoittaa etikettisuunnittelun ja -tulostuksen ohjelmistoratkaisuja; Loftware Cloud käsitellään pilvipalveluna. Valitun tuotteen ominaisuudet ja toimitusehdot varmistetaan hankinnan yhteydessä.
Tutustu Mininovan NiceLabel-ohjelmistoihin, ylläpito- ja palvelutuotteisiin tai pyydä apua ratkaisun valintaan.
Sisällysluettelo
- Mistä NiceLabel-ohjelmiston hankinta alkaa?
- Suunnittelu, tulostus, automaatio ja hallinta
- Mikä NiceLabel-ratkaisu vastaa yrityksen tarpeeseen?
- Tulostimet, tietolähteet ja toimipisteet
- Lisensointi ja laajentaminen
- Ylläpito ja tukipalvelut
- Käyttöönotto ja koulutus
- Hankinnan tarkistuslista ja tarjouspyyntö
1. NiceLabel-ohjelmiston hankintaopas alkaa käyttötarpeesta
Etikettitulostuksessa tuotetiedon pitää kulkea oikeaan etikettipohjaan ja edelleen oikealle tulostimelle. Yksinkertaisessa työpisteessä käyttäjä suunnittelee etiketin ja käynnistää tulostuksen. Tuotannossa tuotenumero, erätunnus ja tulostusmäärä voivat puolestaan tulla yrityksen järjestelmästä.
Kun tulostusta tehdään useassa toimipisteessä, hankintaan liittyvät myös pohjien jakaminen, käyttäjien tehtävät ja muutosten hallinta. Ohjelmiston valinta alkaa tämän työnkulun kuvaamisesta.
Kuvaa yksi todellinen tulostustapaus
Valitse yrityksen tavallinen etiketti ja kuvaa sen syntyminen alusta loppuun. Mistä tiedot saadaan? Kuka valitsee tulostettavan tuotteen? Miten tulostusmäärä määräytyy? Kuka varmistaa, että valmis etiketti on oikein?
| Kysymys | Mitä vastaus auttaa valitsemaan? |
|---|---|
| Mistä etikettitiedot tulevat? | Käsinsyöttö, tiedosto, tietokanta tai järjestelmäyhteys. |
| Kuka suunnittelee ja kuka tulostaa? | Tarvittavat työkalut ja käyttäjän tulostustapa. |
| Mikä käynnistää tulostuksen? | Käyttäjän työvaihe tai automaattinen järjestelmätapahtuma. |
| Kuinka monella tulostimella ja missä tulostetaan? | Käyttöympäristö ja lisenssin mitoituksen lähtötiedot. |
| Miten etikettipohjien muutokset hyväksytään? | Tarvittava hallinta ja vastuut. |
Valitse työnkulun, ei yrityksen koon perusteella
Pieni yritys voi tarvita automatisoidun tulostusketjun, jos tilaus tai tuotantotapahtuma käynnistää tulostuksen. Suuressa yrityksessä yksittäinen työpiste voi selvitä paikallisella suunnittelu- ja tulostusratkaisulla.
Oikea valinta vastaa nykyiseen käyttötarpeeseen ja tunnistettuun kasvuun. Kuvaa myös suunnitellut uudet tulostimet, toimipisteet ja tietoyhteydet, jotta laajennuspolku voidaan huomioida.
2. Miten suunnittelu, tulostus, automaatio ja hallinta liittyvät toisiinsa?
Etikettitulostusohjelmiston tehtävät kannattaa erottaa ennen ratkaisun valintaa. Etikettipohjan suunnittelu, valmiin pohjan käyttäminen ja tulostuksen käynnistäminen järjestelmästä edellyttävät erilaisia työkaluja.
Suunnittelu määrittelee etiketin sisällön
Etikettisuunnittelussa määritellään mitat, asettelu, tekstit, viivakoodit ja muuttuvat tiedot. Samalla ratkaistaan, mitkä tiedot pysyvät samoina ja mitkä haetaan tai syötetään jokaiseen tulostukseen erikseen.
Päivittäinen tulostus tarvitsee selkeän työvaiheen
Tulostajan tehtävä voi olla tuotteen valitseminen, eränumeron syöttäminen ja tulostusmäärän määrittäminen. Hänen ei tarvitse muokata etikettipohjaa. Erillinen tulostuslomake tai -sovellus voi tehdä työvaiheesta selkeämmän, kun ratkaisuun valitaan tarvittavat ominaisuudet.
Automaatio yhdistää tulostuksen tapahtumaan
Automaattinen tulostus liittyy esimerkiksi tuotannon tai varaston tapahtumaan. Hankinnassa määritellään tietojen siirto, tulostuksen käynnistys ja virhetilanteiden käsittely. Pelkkä tietoyhteys ei vielä määrittele koko automatisoitua työnkulkua.
Hallinta pitää yhteiset pohjat käytössä
Yhteisen hallinnan tarve kasvaa, kun samat etikettipohjat palvelevat useita käyttäjiä tai toimipisteitä. Hankinnan kannalta olennaisia asioita ovat tiedostojen säilytys, käyttöoikeudet ja muutosten hallinta. Tarvittavat toiminnot varmistetaan valitusta editionista tai pilvipalvelun tasosta.
Tutustu Mininovan NiceLabel-valikoimaan. Valmistajan Loftware Cloud Essentials -esittely kuvaa pilviratkaisun komponentteja ja niiden tehtäviä.
3. Mikä NiceLabel-ratkaisu vastaa yrityksen tarpeeseen?
Valitse ratkaisu sen mukaan, miten etiketti suunnitellaan, mistä tieto tulee ja miten tulostus tehdään. Vertailussa kannattaa aloittaa tarvittavista työvaiheista ja tarkistaa niiden jälkeen valitun version ominaisuudet.
Ratkaisut hankintatarpeen mukaan
| Ratkaisu | Keskeinen hankintatarve | Tyypillinen käyttötapa |
|---|---|---|
| Designer Pro | Etikettien suunnittelu ja käyttäjän käynnistämä tulostus. | Etikettipohjien toteutus ja käyttö työpisteessä. |
| PowerForms Suite | Tulostajan tehtävään suunniteltu lomake tai sovellus. | Tuotteen valinta, tietojen syöttö ja tulostus ohjatulla työvaiheella. |
| LMS Pro | Yhteinen etikettiympäristö ja tulostusprosessien yhdistäminen. | Useiden käyttäjien ja tulostuspisteiden kokonaisuuden hallinta. |
| LMS Enterprise | Vaativammat hallinta-, hyväksyntä-, integraatio- ja jatkuvuustarpeet. | Laajempi kokonaisuus, jonka edition-kohtaiset vaatimukset eritellään tarjouksessa. |
| Loftware Cloud | Pilvipalveluun perustuva yhteinen ympäristö. | Suunnittelu, tulostus ja hallinta valitun palvelutason mukaisesti. |
Taulukko auttaa rajaamaan keskustelun sopivaan ratkaisuperheeseen. Se ei ole täydellinen ominaisuusmatriisi: tarvittavat toiminnot ja niiden saatavuus tarkistetaan hankittavasta versiosta.
Tarvitaanko suunnittelutyökalu vai tulostussovellus?
Kun sama henkilö suunnittelee ja tulostaa etikettejä, suunnittelutyökalu voi vastata tarpeeseen. Jos tulostajan tehtävä on valita tuote ja syöttää muutama muuttuva tieto, tehtävään suunniteltu lomake voi helpottaa päivittäistä käyttöä.
Kuvaa tarjouspyynnössä esimerkiksi tuotteen valinta, eränumeron syöttö ja tulostusmäärän määrittäminen. Näin tulostustapa voidaan valita käytännön työn perusteella.
Milloin tarvitaan yhteistä hallintaa?
Yhteinen hallinta on ajankohtainen, kun useat työpisteet tarvitsevat samoja pohjia tai muutokset pitää saada käyttöön johdonmukaisesti. Jos tarvitaan hyväksyntämenettelyä, testi- ja tuotantoympäristön erottamista tai erityistä käytettävyyttä, nämä vaatimukset kirjataan erikseen.
Pilvi vai paikallisesti ylläpidetty kokonaisuus?
Valinta vaikuttaa siihen, missä yhteisiä tiedostoja ja palveluja ylläpidetään ja mistä yrityksen IT vastaa. Selvitä verkkoyhteydet, tietoyhteydet, toimipisteet ja tarvittavat paikalliset komponentit. Pilviratkaisun palvelutaso valitaan erikseen sen ominaisuuksien perusteella.
Uusi hankinta, laajennus vai ylläpito?
Verkkokaupan ohjelmistotuote voi olla ylläpito tai lisäosa olemassa olevaan lisenssiin. Varmista tuotteen todellinen luonne ennen tilausta. Lisensointiluku auttaa erottamaan käyttöoikeuden, ylläpidon ja laajennuksen.
Katso Mininovan NiceLabel-ohjelmistot ja palvelutuotteet tai pyydä ratkaisun kartoitus.
4. Miten tulostimet, tietolähteet ja toimipisteet vaikuttavat hankintaan?
Toimiva etikettitulostusratkaisu yhdistää yrityksen tiedot, käyttäjän työnkulun ja tulostusympäristön. Hankinnan lähtötiedot kannattaa koota koko ketjusta yhden todellisen etiketin avulla.
Tulostimet ja materiaalit
Ilmoita tulostimien valmistaja, täsmällinen malli, tulostustarkkuus ja liitäntätapa. Etiketin mitat, materiaali ja mahdollinen värinauha vaikuttavat tulostuksen toteutukseen ja laadun tarkistamiseen.
Ajuri- ja mallikohtainen yhteensopivuus varmistetaan valittuun ympäristöön. Testitulostus tehdään käytettävällä tulostimella ja todellisella materiaalilla, jotta asettelu ja luettavuus voidaan arvioida.
Tietolähteet ja integraatiot
| Tietolähde | Selvitettävä asia | Tavoite |
|---|---|---|
| Käyttäjän syöttämä tieto | Tarvittavat kentät ja tietojen tarkistus. | Selkeä päivittäinen työvaihe. |
| Tiedosto | Muoto, rakenne, sijainti ja päivittyminen. | Valmiiden tuotetietojen hyödyntäminen. |
| Tietokanta | Yhteystapa, käyttöoikeudet ja tarvittavat tiedot. | Yhteisen tietolähteen käyttö. |
| ERP-, WMS- tai tuotantojärjestelmä | Rajapinta, tiedonsiirto ja käynnistävä tapahtuma. | Tulostuksen liittäminen liiketoimintaprosessiin. |
IT-vastuuhenkilön ja järjestelmätoimittajan kanssa sovitaan tietojen toimittamisesta, tulostuksen käynnistämisestä ja virhetilanteiden käsittelystä. Tarvittava yhteystapa ja automaatio varmistetaan ohjelmiston valitusta kokoonpanosta.
Käyttäjät ja toimipisteet
Erittele suunnittelijat, tulostajat ja ylläpitäjät sekä heidän toimipisteensä. Kerro, käytetäänkö yhteisiä etikettipohjia vai tarvitaanko esimerkiksi kieli-, osoite- tai tuotantopaikkakohtaisia eroja.
Jatkuvuus ja kasvu
Kuvaa tulostuksen käyttöajat ja keskeytyksen vaikutus. Selvitä toiminta verkkoyhteyden, palvelimen tai tulostimen ongelmatilanteessa sekä suunnitellut laajennukset.
Lisenssin mitoitus tarkistetaan todellisesta kokoonpanosta ja sen ehdoista. Lisensointi ja laajentaminen käsitellään seuraavassa luvussa.
5. Lisensointi ja laajentaminen – mitä hankinnassa ostetaan?
NiceLabel-hankinnassa on erotettava ohjelmiston käyttöoikeus, ylläpito ja olemassa olevan ratkaisun laajentaminen. Samankaltainen tuotenimi ei tarkoita samaa toimitussisältöä: yksi tuote voi olla uusi ohjelmistotilaus, toinen olemassa olevan lisenssin ylläpito ja kolmas tiettyyn ympäristöön tarkoitettu lisäosa.
Tarjouksesta pitää käydä ilmi, mitä ostaja saa, millä ehdoilla ja mihin olemassa olevaan ympäristöön hankinta liittyy. Pelkkä ohjelmistoperheen nimi tai vuosimäärä ei riitä valintaperusteeksi.
Tunnista hankittavan tuotteen todellinen luonne
| Hankinnan tyyppi | Mitä selvitetään? | Mitä ei pidä olettaa? |
|---|---|---|
| Uusi ohjelmistotilaus | Ohjelmistoversio, ominaisuudet, lisenssin laajuus, tilauskausi ja uusimisehdot. | Tilaus ei tarkoita pysyvää käyttöoikeutta. |
| Olemassa oleva pysyvä käyttöoikeus | Nykyisen lisenssin tunniste, versio, laajuus ja siihen sovellettavat ehdot. | Pysyvä käyttöoikeus ei yksin tarkoita rajattomia päivityksiä tai jatkuvaa tukea. |
| SMA-ylläpito | Mihin lisenssiin ylläpito kohdistuu, ylläpitokelpoisuus sekä palvelujakson sisältö ja ajankohta. | Ylläpitotuote ei sellaisenaan tarkoita uutta ohjelmistolisenssiä. |
| Lisäosa tai kapasiteetin laajennus | Vaadittu lähtölisenssi, yhteensopivuus ja hankinnan tuoma lisäoikeus. | Add-on ei välttämättä toimi itsenäisenä tuotteena. |
| Edition-päivitys | Nykyinen edition, tavoiteratkaisu ja päivityskelpoisuus. | Uuden ratkaisun kaikkia ominaisuuksia ei saa päätellä vanhan lisenssin perusteella. |
Uusi hankinta ja olemassa oleva lisenssi voivat noudattaa eri mallia
Loftwaren julkaistun lisensointiohjeen mukaan uusmyynti on siirtynyt versiosta 10.5 alkaen tilauspohjaiseksi. Olemassa olevat asiakkaat voivat jatkaa nykyisessä lisenssimallissaan. Valmistaja ilmoittaa myös, että internetyhteydettömiin toimipaikkoihin voidaan myyntihyväksynnän perusteella tarjota pysyviä lisenssejä.
Siksi olemassa olevan NiceLabel-ympäristön täydentäminen kannattaa aloittaa nykyisen lisenssin tunnistamisesta. Uutta hankintaa varten puolestaan määritellään tarvittava ratkaisu ja sen tämänhetkiset toimitusehdot. Vanha tuotenimike tai verkkokaupan kuvaus ei yksin vahvista nykyistä lisenssimallia.
SMA-kausi ja ohjelmiston käyttöoikeus ovat eri asioita
SMA-ylläpidon yhden tai kolmen vuoden jaksoa ei pidä tulkita ohjelmiston käyttöoikeuden kestoksi. Jos tuote on olemassa olevan lisenssin ylläpito, vuosimäärä kuvaa ylläpitojaksoa kyseisen tuotteen ehtojen mukaisesti.
Hankinnassa tarkistetaan erikseen pohjalisenssi, ylläpidon sisältö ja ylläpidon voimassaolo. Jos tuotteen täsmällinen lisenssiluonne on epäselvä, se varmistetaan ennen tilausta valmistajan dokumentaatiosta tai kirjallisesta tarjouksesta. SKU:n loppumerkeistä ei päätellä toimitussisältöä.
Mitoita lisenssi nykyiseen käyttöön ja suunniteltuun kasvuun
Tarjouksen lähtötietoihin kuuluvat tulostimet, käyttäjien tehtävät, toimipisteet ja tarvittavat ohjelmistokomponentit. Näiden perusteella varmistetaan, mitä valittu lisenssi kattaa ja miten sen kapasiteetti lasketaan.
Tulostinmäärää mitoitettaessa selvitetään myös varatulostimet, testausympäristö ja mahdolliset virtuaaliset tulostuskohteet. Niiden lisenssivaikutusta ei oleteta, vaan se tarkistetaan valitun tuotteen ehdoista.
Kasvusuunnitelma kannattaa kuvata konkreettisesti: tarvitaanko myöhemmin lisää tulostimia, uusi toimipiste, automaattinen tulostus vai laajempi hallinta? Näin tarjouksessa voidaan erottaa nykyinen hankinta ja myöhempi laajennuspolku.
Huomioi aktivointi ja verkkoyhteydet
Paikallisesti asennettava ohjelmisto voi silti edellyttää verkkoyhteyttä lisenssipalveluun. Loftwaren ohjeessa LMS-ratkaisujen Control Center -palvelin yhdistetään License Centeriin, kun taas Designer-tuotteissa työasemat tarvitsevat yhteyden lisenssipalveluun.
IT-vastuuhenkilön kanssa varmistetaan ennen hankintaa valitun ratkaisun aktivointitapa ja verkkoyhteysvaatimukset. Erityisesti suljettu tuotantoverkko on tuotava esiin jo tarjousvaiheessa.
Näillä tiedoilla saat täsmällisemmän tarjouksen
- Uusi hankinta vai olemassa olevan ympäristön ylläpito tai laajennus.
- Nykyinen ohjelmistoversio, edition ja lisenssin tunniste, jos ympäristö on jo käytössä.
- Tulostimet, toimipisteet ja käyttäjien tehtävät.
- Tarvittavat integraatiot, automaatio ja hallintaominaisuudet.
- Verkkoyhteyksien rajoitukset ja suunniteltu kasvu.
- Tarjoukseen sisältyvä ylläpito, tuki ja uusimisehdot.
Pyydä Mininovalta NiceLabel-hankinnan kartoitus. Jos lisenssituotteen valmistaja ja täsmällinen SKU ovat jo tiedossa, liitä ne tarjouspyyntöön.
Valmistajan lähde: Loftwaren ohje NiceLabel-tuotevalikoiman ja lisensoinnin muutoksista.
6. Ylläpito ja tukipalvelut – miten etikettitulostuksen toimivuus turvataan?
Etikettitulostuksen hankinta ei pääty ohjelmiston käyttöönottoon. Tuotetiedot, etikettipohjat, tulostimet ja yrityksen tietojärjestelmät muuttuvat käytön aikana. Hankinnassa kannattaa siksi sopia, kuka auttaa ongelmatilanteissa ja miten muutokset viedään hallitusti käyttöön.
Tuen tarve määräytyy tulostuksen merkityksestä yrityksen toiminnalle. Jos etikettitulostuksen keskeytyminen pysäyttää tuotannon tai toimitukset, tukijärjestelyt tarvitsevat tarkemman määrittelyn kuin satunnaisessa työpistetulostuksessa.
Erota päivitykset, ongelmatilanteiden tuki ja muutostyöt
Ylläpito, tekninen tuki ja ympäristön kehittäminen palvelevat eri tarpeita. Niiden toimitussisältö tarkistetaan valitun ohjelmistotuotteen ja palvelusopimuksen ehdoista.
| Tarve | Käytännön esimerkki | Mitä sovitaan? |
|---|---|---|
| Ohjelmistopäivitykset | Nykyiseen ympäristöön suunnitellaan ohjelmistoversion päivitystä. | Päivitysoikeus sekä suunnittelun, testauksen ja asennustyön sisältyminen palveluun. |
| Tekninen ongelmatilanne | Etiketti ei tulostu tai tulostukseen siirtyvä tieto on virheellinen. | Yhteydenottokanava, palveluaika, vastuut ja ongelman selvittämisen toimintatapa. |
| Etikettipohjan muutos | Etikettiin tarvitaan uusi tietokenttä tai muuttunut asettelu. | Kuka tekee muutoksen, tarkistaa sen ja hyväksyy tuotantokäyttöön. |
| Ympäristön laajennus | Käyttöön tulee uusi tulostin, toimipiste tai tietolähde. | Lisenssivaikutus, toteutustyö ja tarvittava testaus. |
| Käyttäjien opastus | Uusi työntekijä tarvitsee perehdytyksen tulostukseen. | Ohjeistus, koulutus ja yrityksen oma pääkäyttäjävastuu. |
Ohjelmiston päivitysoikeus ei sellaisenaan osoita, että päivityksen asennustyö, integraation muuttaminen tai uuden etikettipohjan suunnittelu sisältyisi palveluun. Nämä työt eritellään tarvittaessa tarjouksessa.
Sovi, mistä ongelman selvittäminen alkaa
Tulostusongelma voi liittyä ohjelmistoon, lähtötietoon, verkkoyhteyteen, tulostimeen tai materiaaliin. Asiakkaan kannalta tärkeintä on tietää, mihin ottaa ensin yhteyttä ja kuka koordinoi selvitystä.
Yrityksessä kannattaa nimetä henkilö, joka tuntee etikettipohjat ja tulostuksen työnkulun. Hän voi toimittaa tukipyynnön mukana tarvittavat tiedot ja arvioida, kuinka laajasti ongelma vaikuttaa toimintaan.
- Mikä työvaihe epäonnistuu ja milloin ongelma alkoi?
- Koskeeko ongelma yhtä etikettiä, tulostinta vai koko ympäristöä?
- Mikä ohjelmistoversio ja tulostinmalli ovat käytössä?
- Onko ympäristössä tehty muutoksia ennen ongelman alkamista?
- Mikä on vaikutus tuotantoon tai toimituksiin?
Tarkista palveluajat ja vasteiden merkitys
Jos tulostusta tarvitaan iltaisin, viikonloppuisin tai usealla aikavyöhykkeellä, tuo käyttöajat esiin tarjouspyynnössä. Palvelun saatavuus, tukikieli ja yhteydenottokanavat tarkistetaan kirjallisista ehdoista.
Tukipyynnön vastaanottaminen, selvityksen aloittaminen ja ongelman ratkaiseminen ovat eri asioita. Mahdollisen vasteajan yhteydessä pitää ymmärtää, mitä luvattu aika tarkoittaa. Ratkaisuaikaa tai ympärivuorokautista palvelua ei oleteta pelkän ylläpito- tai tukituotteen nimen perusteella.
Testaa muutokset ennen tuotantokäyttöä
Ohjelmistopäivityksen tai ympäristömuutoksen yhteydessä tarkistetaan todellinen tulostusketju: tietojen siirtyminen, etikettipohja, käyttäjän työvaiheet ja tulostus käytettävälle materiaalille.
Testauksessa varmistetaan erityisesti muuttuvat tiedot, viivakoodien luettavuus ja asettelun sopivuus. Tuotantokriittisessä ympäristössä sovitaan myös muutoksen ajankohta ja toimintatapa, jos uusi kokoonpano ei toimi odotetusti.
Etikettien oikeellisuuden hyväksyntä kuuluu yrityksen nimeämälle vastuuhenkilölle. Tekninen tukipalvelu ei korvaa asiakkaan oman tuotetiedon tai merkintävaatimusten tarkistamista.
Määrittele palvelutarve ennen tilausta
Hyvässä tarjouspyynnössä kerrotaan tulostuksen käyttöajat, keskeytyksen vaikutus, yrityksen oma osaaminen ja tarvittavat ulkopuoliset palvelut. Näin ylläpito, tekninen tuki, muutostyöt ja koulutus voidaan mitoittaa todelliseen tarpeeseen.
Ota yhteyttä Mininovaan NiceLabel-ratkaisun ylläpito- ja palvelutarpeen kartoittamiseksi. Toimitettava palvelusisältö, vastuut ja ehdot vahvistetaan tarjouksessa.
Seuraavassa luvussa käsitellään käyttöönottoa ja koulutusta: miten hankittu ratkaisu saadaan osaksi yrityksen päivittäistä työtä.
7. Käyttöönotto ja koulutus – hankinnasta toimivaksi tulostusratkaisuksi
NiceLabel-ohjelmiston hankinnan tavoite on, että oikea etiketti syntyy oikeilla tiedoilla osana päivittäistä työtä. Käyttöönoton laajuus riippuu siitä, suunnitellaanko yksittäisiä etikettipohjia vai yhdistetäänkö tulostus yrityksen tietojärjestelmiin ja usean toimipisteen käyttöön.
Määrittele käyttöönoton toimitussisältö jo tarjousvaiheessa. Ohjelmiston asennus, etikettipohjien toteutus, tietoyhteydet, testaus ja käyttäjien koulutus kannattaa eritellä, jotta työn laajuus ja vastuut ovat selvät.
Mitä käyttöönottoon tarvitaan?
| Tehtävä | Mitä määritellään? | Miksi se on tärkeää? |
|---|---|---|
| Asennus ja aktivointi | Sovittu ohjelmistokokoonpano, käyttöympäristö ja tarvittavat käyttöoikeudet. | Ratkaisu saadaan käyttöön yrityksen IT-ympäristön mukaisesti. |
| Etikettipohjat | Pohjien määrä, mitat, sisältö ja muuttuvat tiedot. | Tarjouksen työmäärä vastaa toteutettavia etikettejä. |
| Tietoyhteydet ja tulostuksen käynnistys | Tietolähteet, tiedonsiirtotapa ja käyttäjän tai järjestelmän tekemä käynnistys. | Tulostus liittyy suunniteltuun työnkulkuun. |
| Hyväksyntätestaus | Testitapaukset, käytettävät tulostimet ja hyväksynnästä vastaava henkilö. | Toimivuus todetaan todellisilla tiedoilla ja tulostusmateriaaleilla. |
| Koulutus ja ohjeistus | Kohderyhmät, opetettavat tehtävät ja tarvittavat työohjeet. | Käyttäjät osaavat hoitaa omat työvaiheensa. |
Selvitä nykyisten etikettipohjien hyödyntäminen
Jos yrityksellä on valmiita etikettipohjia, toimita hankinnan suunnitteluun esimerkkitiedostot ja tulostetut mallietiketit. Selvitä, missä ohjelmistossa ja versiossa pohjat on tehty sekä mitä tietolähteitä ne käyttävät.
Vanhojen pohjien käyttökelpoisuus arvioidaan valittuun ratkaisuun nähden. Suoraa siirtymistä toisesta ohjelmistosta tai eri versiosta ei oleteta. Tarjouksessa sovitaan, mitkä pohjat voidaan hyödyntää ja mitkä toteutetaan uudelleen.
Aloita edustavasta tulostustapauksesta
Käyttöönoton ensimmäiseksi testiksi kannattaa valita etiketti, joka sisältää yrityksen tavalliset muuttuvat tiedot ja olennaiset työvaiheet. Mukaan otetaan käytettävä tietolähde, oikea tulostin ja todellinen etikettimateriaali.
Testaa tavallisen tulostuksen lisäksi hankinnan kannalta tärkeät poikkeustilanteet: esimerkiksi puuttuva tieto, pitkä tuotenimi, erikoismerkit ja uudelleentulostus. Tarkista myös viivakoodin luettavuus käyttökohteen lukijalla.
Hyväksynnässä todetaan sekä tekninen toimivuus että etiketin sisällön oikeellisuus. Yrityksen vastuuhenkilö hyväksyy tuotetiedot ja merkinnät ennen tuotantokäyttöä.
Kohdista koulutus käyttäjän tehtävään
Koulutuksessa kannattaa käyttää yrityksen omia etikettejä ja työtilanteita. Tulostajan, etikettisuunnittelijan ja pääkäyttäjän osaamistarpeet ovat erilaiset.
- Tulostaja: oikean tuotteen ja etikettipohjan valinta, tarvittavien tietojen syöttö, tulostusmäärä ja virhetilanteen ilmoittaminen.
- Etikettisuunnittelija: pohjien muokkaus, muuttuvien tietojen käsittely ja muutosten testaus.
- Pääkäyttäjä: sovitun ympäristön ylläpito, käyttöoikeuksien hallinta ja muutosten koordinointi.
- IT- ja integraatiovastuuhenkilö: tietoyhteydet, palvelin- ja verkkoympäristö sekä teknisten ongelmien selvittäminen.
Tehtävät ja koulutuksen sisältö sovitetaan valitun ohjelmistokokoonpanon ominaisuuksiin. Tarjouksessa määritellään koulutuksen laajuus, osallistujat, toteutustapa ja kieli.
Sovi tuotantoon siirtymisestä ja työn luovutuksesta
Ennen tuotantokäyttöä varmistetaan, että hyväksytyt etikettipohjat, tietoyhteydet ja työohjeet ovat käyttäjien saatavilla. Samalla sovitaan käyttöönoton ajankohta ja toiminta mahdollisessa keskeytyksessä.
Työn luovutuksessa kirjataan toteutettu kokoonpano, vastuuhenkilöt ja mahdolliset avoimet tehtävät. Näin yritys tietää, mitä on toimitettu ja miten ratkaisun käyttöä jatketaan.
Pyydä Mininovalta tarjous NiceLabel-ratkaisusta ja tarvittavista käyttöönottopalveluista. Liitä mukaan mallietiketti, tulostinmallit ja kuvaus tietojen kulusta.
Seuraava hankinnan tarkistuslista kokoaa tarjouspyynnön tärkeimmät lähtötiedot.
8. NiceLabel-hankinnan tarkistuslista – lähtötiedot tarjouspyyntöön
NiceLabel-ohjelmiston hankintaopas auttaa kokoamaan tarjouspyynnön lähtötiedot yhdestä todellisesta tulostustapauksesta ja sen ympäristöstä. Kaikkia teknisiä ratkaisuja ei tarvitse tietää etukäteen: tärkeintä on kertoa, mitä etikettiin tarvitaan, mistä tiedot tulevat ja miten tulostusta käytetään.
Mallietiketti, tulostinmallit ja lyhyt työnkulun kuvaus ovat hyvä lähtökohta hankinnan kartoitukselle. Niiden avulla voidaan selvittää sopiva ohjelmistokokonaisuus, lisensointi ja tarvittavat palvelut.
Kokoa nämä tiedot tarjouspyyntöön
| Tarkistettava asia | Mitä kerrot tarjouspyynnössä? |
|---|---|
| Etiketin käyttötarkoitus | Mitä merkitään ja missä etikettiä käytetään? Liitä mallietiketti ja sen mitat. |
| Etiketin tietosisältö | Kiinteät ja muuttuvat tiedot, viivakoodit sekä mahdolliset kieliversiot. |
| Tietolähde | Syötetäänkö tiedot käsin vai tulevatko ne tiedostosta, tietokannasta tai yrityksen järjestelmästä? |
| Tulostuksen käynnistys | Käynnistääkö tulostuksen käyttäjä vai järjestelmän tapahtuma? |
| Tulostimet ja materiaalit | Tulostimien valmistajat, täsmälliset mallit, määrät ja liitännät sekä käytettävät etikettimateriaalit. |
| Käyttäjät ja toimipisteet | Kuka suunnittelee, tulostaa ja ylläpitää? Missä toimipisteissä ratkaisua käytetään? |
| Hallinta | Tarvitaanko yhteisiä etikettipohjia, käyttöoikeuksien hallintaa tai muutosten hyväksyntää? |
| IT-ympäristö | Pilvi- tai paikallisen ratkaisun lähtökohdat, integraatiot ja verkkoyhteyksien rajoitukset. |
| Nykyinen lisenssi | Jos ohjelmisto on jo käytössä, ilmoita versio, edition ja lisenssin tunniste. Kerro, haetaanko ylläpitoa vai laajennusta. |
| Käyttöönotto ja palvelut | Tarvittavat etikettipohjat, tietoyhteydet, koulutus, tukipalvelut ja tavoiteaikataulu. |
| Jatkuvuus ja kasvu | Tulostuksen käyttöajat, keskeytyksen vaikutus ja suunnitellut laajennukset. |
Vertaa tarjouksista koko toimitussisältöä
Vertailukelpoinen tarjous kertoo ohjelmiston ja lisenssin lisäksi, mitä toteutukseen sisältyy. Tarkista ohjelmistokokoonpano, lisenssin laajuus, tilaus- tai ylläpitokausi sekä käyttöönoton ja koulutuksen sisältö.
Pyydä erittelemään kertaluonteiset toteutuskustannukset ja toistuvat maksut. Tarkista myös uusimisehdot, tukipalvelut sekä mahdollisen laajennuksen toimintatapa. Näin hankinnan kustannuksia voidaan arvioida samalla ajanjaksolla ja samoilla lähtötiedoilla.
Jos tarjous koskee olemassa olevan ympäristön ylläpitoa tai lisäosaa, varmista lähtölisenssin kelpoisuus ja hankinnan täsmällinen vaikutus. SMA-ylläpitoa, uutta käyttöoikeutta ja kapasiteetin laajennusta käsitellään erillisinä hankintoina.
Pyydä ratkaisu omaan tulostustarpeeseesi
Voit aloittaa tarjouspyynnön seuraavalla kuvauksella:
Tarvitsemme NiceLabel-ratkaisun seuraavaan etikettitulostukseen: [käyttötarkoitus]. Etiketin tiedot tulevat [tietolähde], ja tulostuksen käynnistää [käyttäjä tai järjestelmä]. Käytössä on [tulostinmallit ja määrät] sekä [toimipisteet]. Tarvitsemme lisäksi [etikettipohjat, integraation, koulutuksen tai tuen]. Nykyinen ohjelmisto ja lisenssi ovat [tiedot, jos käytössä]. Tavoiteaikataulu on [ajankohta]. Liitteenä on mallietiketti.
Epäselvät lähtötiedot voidaan selvittää kartoituksessa. Kerro myös, mitkä asiat tarvitsevat vielä tarkennusta.
Tutustu Mininovan NiceLabel-ohjelmistovalikoimaan.
Ota yhteyttä Mininovaan ja pyydä NiceLabel-ratkaisun kartoitus tai tarjous.